Comment gérer les réservations de son restaurant ?

En tant que restaurateur, vous cherchez certainement la meilleure solution pour gérer les réservations au quotidien et remplir votre salle… Et vous avez raison, car 30 % du chiffre d’affaires d’un restaurant provient de clients ayant réservé. Une source de chiffre d’affaires à ne surtout pas négliger ! Quelles sont les solutions de réservation et leurs avantages, pour apporter un vrai confort à vos clients et vous faciliter la vie ? On vous dit tout ici !

1. Les réservations téléphoniques

C’est un grand classique de la réservation en restaurant et d’ailleurs beaucoup de restaurateurs utilisent la réservation téléphonique comme unique biais de réservation.

Sur le papier, c’est en effet une solution simple et accessible mais confrontée à la réalité, elle présente toutefois des inconvénients parmi lesquels :

• Une gestion chronophage au quotidien : prendre les RDV au téléphone à n’importe quel moment de la journée (même pendant les coups de feux) se fait souvent au détriment des clients…
• Elle requiert une bonne organisation et une grande attention : jongler avec l’agenda et les problèmes d’incompréhension ou d’erreur sur un nom, un nombre d’invités ou un horaire sont vite arrivés !
• Elle demande aussi un service au téléphone aimable, poli, attentif… ce qui peut être parfois difficile de fournir en plein service pour les employés !

En outre, se contenter de proposer la réservation au téléphone privent les restaurateurs d’une belle part de clients potentiels… Sachez que 18% des réservations sont effectuées la nuit, quand les restaurants sont fermés (pensez également aux touristes qui ont des horaires décalés et souhaitent réserver en prévision de leur voyage une table chez vous) ! Alors pourquoi fermer la porte à une opportunité de chiffre d’affaires en plus ? Explorez les options suivantes, en complément !

2. La centrale de réservation

Pour éviter les inconvénients cités plus hauts, de nombreux restaurateurs ont fait le choix d’externaliser la gestion des réservations auprès d’une centrale d’appel.

Il s’agit d’une entreprise qui prend les appels de réservations téléphoniques à la place du restaurant, avec plusieurs avantages :

• Vous décharger de cette tâche chronophage
• Ne perdre aucun appel de potentiels clients

A noter néanmoins quelques points potentiellement négatifs à cette solution :

• La qualité du service doit être irréprochable, pour que l’image de votre restaurant reste bonne
• C’est une solution certes pratique mais onéreuse (jusqu’à 2 euros de commissions par couvert)
• Elle demande de la coordination si vous avez d’autres biais de réservation en complément : l’idée est alors ici plutôt de ne laisser la centrale de réservation s’occuper que d’une partie de la salle et garder le reste pour vos autres points de réservations potentiels (ou d’avoir un cahier de réservation partagé en temps réel).

3. Les réservations en ligne

Et si votre site internet ne se contentait pas d’être une vitrine de communication, avec la carte et les infos pratiques pour accéder à votre restaurant ? En effet, vous pouvez l’utiliser comme un outil de vente en installant un module de réservation en ligne, pour générer des réservations en direct, sans passer par les services d’un intermédiaire. D’autant que les clients préfèrent de plus en plus réserver en ligne une table au restaurant pour gagner du temps (un français sur deux utilise cette option !).

Votre site se doit pour cela de réunir quelques atouts :

• Être responsive, pour s’adapter aux différents formats de lecture (ordinateur, tablette ou smartphone…)
• Être design et exhaustif : proposer de façon agréable votre menu, les horaires, l’adresse, et vos actualités (événements spéciaux notamment)
• Faciliter la réservation en ligne : le logiciel de réservation doit être facile à prendre en main pour les internautes moins aguerris sur internet. Pensez à bien mettre en avant le bouton RÉSERVER sur votre site… et vos réseaux sociaux !

4. Un logiciel de réservation

Autre alternative pour gérer les réservations de vos clients : utiliser un logiciel de réservation pour restaurant ou une plateforme de réservation telles que La Fourchette, GuestOnline, Zenchef, Bookatable,…

Sur ces plateformes reconnues, les clients peuvent se renseigner sur votre restaurant, votre carte, et voir les avis d’autres convives. Une bonne note dans ce domaine vous garantit plus de réservations : 70% des visiteurs consultent des sites d’avis pour choisir leur restaurant ! Le bonus pour les clients : la plupart de ces sites proposent des réductions occasionnelles !

Utiliser un logiciel de réservation a cinq avantages principaux pour le restaurateur :

• Vos réservations se font automatiquement à toute heure de la journée (ou de la nuit !) et passer par ce genre de service diminue fortement le no-show (quand les clients ne se présentent pas et ne prennent même pas la peine d’annuler) : le système de réservation est généralement relié à l’empreinte de la carte bancaire et le restaurateur perçoit en assurance un pourcentage du menu !
• C’est un gain de temps assuré (non passé au téléphone par exemple)
• Cela facilite l’organisation : une visibilité en temps réel de l’occupation de votre salle, impression possible des plannings au jour le jour ;
• Vous pouvez mesurer les statistiques de votre restaurant : quels sont les jours qui garantissent un remplissage maximum et ceux qui ont besoin d’être boostés en marketing ? Vous pouvez en outre mensuellement regarder votre nombre de réservations, d’annulations, de convives par table…. et ainsi vous pouvez analyser les points forts (et les points faibles) de votre restaurant, et ajuster votre stratégie !
• Vous vous constituez un fichier de clients qualifiés avec leur adresse, leur téléphone, email, nom et prénom (nécessaire à l’inscription sur les plateformes nommées ci-dessus). Ce fichier bien pratique vous permet d’envoyer des promotions à vos clients, soit via votre newsletter, soit plus ciblées en fonction des profils.

Vous l’aurez compris, l’intérêt est donc non seulement de vous faciliter la vie, en tant que restaurateur mais aussi de ne rater aucune réservation et d’attirer de nouveaux clients. Quel que soit le ou les outils de réservation que vous choisirez, n’oubliez pas que votre objectif ultime est de convertir les visiteurs en clients : la réservation facilitée est un premier pas, mais l’accueil et le service seront les points forts de la potentielle fidélisation de vos chers clients !