Comment optimiser la gestion d'une cantine ?

L’un des principal enjeu d’une cantine est de proposer des menus variés pour une alimentation équilibrée. Mais ce n’est pas le seul : fixer les bons prix, gérer efficacement les stocks, les clients, la qualité et l’hygiène… La gestion d’une cantine est un vrai challenge et nous vous donnons quelques clés pour l’optimiser !

Les différentes méthodes de gestion d’une cantine

En restauration collective, on dénombre 4 grandes catégories de cantine :

• cantine scolaire : crèche, maternelle, primaire, collège, lycée, université
• cantine médico-sociale : hôpitaux, maisons de retraite
• cantine d’entreprise : restaurants administratifs et d’entreprise
• et d’autres cantines comme celles des centres de vacances, l’armée, les prisons…

Pour chacune, deux options de gestion : celle où tout se prépare en interne, et celle où l’on fait appel à prestataire extérieur.

La gestion directe autogérée

Elle représente environ 70% de la restauration collective. La structure achète les matières premières (auprès des centrales de référencement, des centrales d’achat, des producteurs locaux) et prépare elle‐même les repas. Le personnel de cuisine peut personnaliser les plats qui sont plus frais puisque préparés sur place.

La gestion concédée

La gestion est confiée à une société spécialisée (comme Sodexo par exemple) qui assure la restauration, gère l’approvisionnement et les équipes. Pour une cantine scolaire, on parle de « délégation de service public ». A savoir que les plats sont préparés à très grande échelle et les saveurs sont dans certains cas relativement uniformes. L’avantage principal étant le coût des repas moins chers car préparés en plus grande quantité.

Établir des menus bien pensés

Quelle que soit la cantine, il est très important en restauration collective de constituer des menus attractifs, les plus équilibrés et variés possibles. Misez sur les menus tendances du moment, par exemple, en proposant des plats végétariens, du terroir, des sushis… Ou proposez des corners spécifiques (coin pizza, grill…)

Non seulement pour séduire et fidéliser les “clients”, mais également dans l’objectif de réduire le gaspillage alimentaire (un tiers des repas passe en moyenne à la poubelle !)… et en conséquence les dépenses. Une attention toute particulière doit donc être portée sur :

• la manière de constituer les menus,
• la façon de gérer les stocks et les commandes,
• et dans le bon dosage des quantités à préparer et à distribuer.

Sachez néanmoins que les sociétés de restauration collective ne sont soumises à aucune « obligation » légale quant au choix des aliments. Les fréquences suggérées par la circulaire de juin 2001 ne sont que des recommandations. Il revient donc au gérant de choisir de les suivre en fonction de son envie et de son coût de revient.

En revanche, en accord avec le décret et l’arrêté ministériel du 30 septembre 2011 relatif à la qualité nutritionnelle des repas servis en restauration scolaire, les cantines se voient dans l’obligation de proposer quatre ou cinq plats à chaque déjeuner. Les repas doivent respecter des portions de taille adaptée à l’enfant et à ses besoins de croissance, et se composent ainsi : un plat principal avec une garniture et un produit laitier. Il faut en outre définir des règles pour le service de l’eau, du sel, du pain et des sauces.

Garantir l’hygiène et la santé alimentaire

En restauration collective, vous devez vous conformer aux réglementations relatives à l’hygiène des denrées alimentaires et animales qui obligent les professionnels à respecter les principes suivants :

• Respecter les bonnes pratiques d’hygiène
• Vous former dans les domaines de l’hygiène alimentaire et de l’application des principes HACCP et les appliquer au sein de votre établissement
• Mettre en place un système de traçabilité pour pouvoir procéder à des retraits ciblés et rapides en cas de crise
• Mettre en place des procédures de retrait et de rappel
• Déclarer son activité aux services d’hygiène (DD(CS)PP) et obtenir les agréments nécessaires
• Afficher les 14 principaux allergènes dans le cadre du règlement INCO (information des consommateurs). Par exemple, les substances allergènes présentes dans les produits ré-emballés doivent être mises en évidence dans la liste des ingrédients.

Fixer les “bons” prix

Si vous avez optez pour une cantine auto-gérée, il faut porter un attention toute particulière à vos prix pour avoir un bon rendement et faire des profits. Vous n’aurez certes pas la même puissance d’achat qu’un prestataire extérieur qui travaille à très grande échelle avec plusieurs clients et réalise donc des économies importantes sur l’achat des marchandises.

En cantine scolaire, ce sont les communes qui fixent les prix des repas en fonction :

• du coût du transport
• du coût de fabrication
• des matières premières utilisées
• des frais supplémentaires (entretien, électricité et les charges du personnel)

Gestion des clients

En restauration collective, nous avons vu qu’il est capital de répondre aux attentes du clients et lui proposer des repas qualitatifs au quotidien (fraîcheur des produits, bonne cuisson des aliments, traçabilité, variété…). Avec pour objectif principal de fidéliser le convive en lui proposant une restauration attrayante en termes de labels, d’équilibre, d’alimentation bio…

Mais qui dit client, dit également gestion des clients impliquant une logistique et un suivi quotidien très importants :

• les réservations
• le contrôle des entrées
• la comptabilisation des repas
• la gestion des paiements (additions, factures, tickets, notes de frais)
• création de badge ou de carte d’identification (cf restaurant d’entreprise)

Le logiciel de cantine : l’atout n°1 en restauration collective

Le logiciel de cantine est un véritable plus car il automatise pour vous des actions très chronophages et permet d’améliorer les flux financiers, avec une gestion conforme aux exigences des comptabilités publiques et privées.

Que ce soit au niveau de la définition de l’offre de restauration ou de la gestion des menus, vos stocks mais aussi de la clientèle et des serveurs, tout est comptabilisé en temps réel.

Avec un logiciel, vous pouvez améliorer l’enregistrement des réservations, faciliter le pointage des présences, gérer l’encaissement, la facturation et les statistiques.

Comme vous l’avez compris, les contraintes de gestion de la restauration collective sont fortes. Vos quatre objectifs principaux sont donc la maîtrise totale de l’ensemble de votre chaîne de valeur, la définition de votre offre de restauration, la production homogénéisée et sécurisée des menus et le respect des contraintes réglementaires en matière d’hygiène et de sécurité.