Gestion d'une cantine : tout ce qu'il faut savoir !

Gérer une cantine ne s’improvise pas ! Après avoir défini son mode de gestion, l’établissement des menus, le respect des normes en vigueur, la fixation des prix et la gestion des clients sont autant d’étapes indispensables à connaître. Découvrez sans tarder notre mode d’emploi  !

Gérer une cantine est une tâche à lourde responsabilité, car cela dépasse bien largement la simple proposition d’une offre de restauration. Le plus souvent, vous passez un contrat avec une entreprise, auprès de laquelle vous rendez un service. L’un des principaux enjeux d’une cantine est de proposer des menus variés pour une alimentation équilibrée. Mais ce n’est pas le seul : fixer les bons prix, gérer efficacement les stocks, les clients, la qualité et l’hygiène… La gestion d’une cantine est un vrai challenge et nous vous donnons quelques clés pour l’optimiser ! De nombreux gérants ont pour objectif d’améliorer leur ticket moyen, et générer davantage de rentabilité. Pour y parvenir, faisons le point sur toutes les meilleures méthodes de gestion pour votre cantine.

Les différents modes de gestion d’une cantine

Toutes les cantines ne se ressemblent pas. En restauration collective, on en dénombre 4 types exactement :

• Les cantines scolaires situées dans les crèches, les écoles maternelles, primaires, les établissements d’enseignement secondaire et supérieur
• Les cantines médico-sociales situées dans les hôpitaux, les maisons de retraite
• Les cantines d’entreprises et les restaurants administratifs
• Les autres cantines situées dans des centres de vacances, l’armée, les prisons…

Vous appartenez nécessairement à l’une de ces catégories. Maintenant, à vous de choisir comment gérer votre propre établissement de restauration collective.

La gestion directe autogérée

Cette option consiste à tout gérer en interne, et est plébiscitée par 70% des entreprises. Elle permet à l’entreprise d’acheter ses propres matières premières (auprès des centrales de référencement, des centrales d’achat, des producteurs locaux) et de les cuisiner. Elle dispose de personnes en charge de la préparation des plats.

La gestion concédée

Dans ce cas, vous externalisez la gestion de la cantine à un prestataire externe, tels que Sodexo par exemple. Il assure la restauration, gère l’approvisionnement et les équipes. Plus concrètement, vous ne vous occupez plus de rien ! Cependant, il sera plus difficile de personnaliser vos plats, ces derniers étant préparés dans des centrales, et répartis dans toutes les cantines du groupe. Votre flexibilité est alors amoindrie. Pour les consommateurs, l’avantage principal réside dans le coût des repas moins élevé.

Une fois le mode de gestion choisi, le travail n’est pas terminé ! Bien au contraire : il est temps de construire votre offre !

Établir des menus attractifs

La qualité des mets et la variété des menus sont deux facteurs qui influencent les consommateurs. Ils les encouragent à essayer de nouveaux produits, et à s’orienter vers des plats plus onéreux. Soyons clairs : il est plus simple de les encourager à consommer avec des plats alléchants !

Misez sur les menus tendances du moment, par exemple, en proposant des plats végétariens, du terroir, des sushis… Ou proposez des corners spécifiques comme un coin pizza ou grill par exemple.

Pour trouver de l’inspiration, soyez attentif à la manière dont vous constituez vos menus, et à la qualité de vos approvisionnements. Dans le cadre d’une cantine à gestion concédée, informez-vous sur la variété des plats proposés par votre prestataire. Aussi, les consommateurs apprécient souvent les repas à thème, à l’occasion des fêtes de fin d’année, ou d’un évènement national par exemple.

Sachez néanmoins que les sociétés de restauration collective ne sont soumises à aucune « obligation » légale quant au choix des aliments. Les fréquences suggérées par la circulaire de juin 2001 ne sont que des recommandations. Il revient donc au gérant de choisir de les suivre en fonction de son envie et de son coût de revient.

En revanche, l’arrêté ministériel du 30 septembre 2011 les oblige à proposer entre 4 et 5 plats  à chaque déjeuner. Les repas doivent respecter des portions de taille adaptée à l’enfant et à ses besoins de croissance. Chacun doit au moins bénéficier d’un plat principal avec une garniture et un produit laitier. Il faut en outre définir des règles pour le service de l’eau, du sel, du pain et des sauces.

Respecter les règles d’hygiène et de sécurité

Pour un professionnel de la restauration rapide, l’hygiène et la sécurité sont des thèmes incontournables. Vous connaissez naturellement les règles applicables à l’ensemble de la profession. Mais en restauration collective, quelques règles supplémentaires s’appliquent parfois. Vous êtes tenu de :

• Respecter les bonnes pratiques d’hygiène
• Vous former dans les domaines de l’hygiène alimentaire et de l’application des principes HACCP et les appliquer au sein de votre établissement
• Mettre en place un système de traçabilité pour pouvoir procéder à des retraits ciblés et rapides en cas de crise
• Mettre en place des procédures de retrait et de rappel
• Déclarer son activité aux services d’hygiène (DD(CS)PP) et obtenir les agréments nécessaires
• Afficher les 14 principaux allergènes dans le cadre du règlement INCO (information des consommateurs). Par exemple, les substances allergènes présentes dans les produits ré-emballés doivent être mises en évidence dans la liste des ingrédients.

Définir vos prix

Étape cruciale, la définition des prix doit aboutir à un juste équilibre : ils doivent être attractifs, car il s’agit d’une solution du quotidien (et souvent incontournable pour de nombreux salariés ou familles), tout en vous permettant de dégager un bénéfice suffisant.

Attention, les cantines auto-gérées sont plus chères, car elles ne bénéficient pas des économies d’échelle des restaurants collectifs. Vous n’aurez certes pas la même puissance d’achat qu’un prestataire extérieur qui travaille à très grande échelle avec plusieurs clients et réalise donc des économies importantes sur l’achat des marchandises.

Aussi, les cantines scolaires sont attribuées sur la base de contrats de service avec la commune. Cette dernière fixe le prix des repas facturés aux familles en fonction :

• du coût du transport
• du coût de fabrication
• des matières premières utilisées
• des frais supplémentaires (entretien, électricité et les charges du personnel)

Gérer ses clients

En restauration collective, nous avons vu qu’il est capital de répondre aux attentes du clients et lui proposer des repas qualitatifs au quotidien (fraîcheur des produits, bonne cuisson des aliments, traçabilité, variété…).

Dans le cadre d’une cantine, votre objectif est simple : fidéliser votre clientèle. La première étape consiste à mieux comprendre les comportements des consommateurs grâce au suivi :

• du taux de réservations
• des plats les plus souvent choisis
• des formules préférées des clients
• du nombre total de repas consommés

Dotez-vous des moyens nécessaires pour y parvenir grâce à un système de contrôle des entrées, d’un mode de paiement spécifique (carte, badge, etc.)

Le logiciel de cantine

Le logiciel de cantine est un véritable atout dans la gestion d’une cantine car il automatise pour vous des actions très chronophages et permet d’améliorer les flux financiers, en conformité avec les exigences des comptabilités publiques et privées.

Que ce soit au niveau de la définition de l’offre de restauration ou de la gestion des menus, vos stocks mais aussi de la clientèle et des serveurs, tout est comptabilisé en temps réel. Cela vous permet ainsi d’améliorer l’enregistrement des réservations, de faciliter le pointage des présences, gérer l’encaissement, la facturation et les statistiques.

Gérer au mieux une cantine est possible grâce à quelques bons conseils, et beaucoup d’écoute ! En effet, les contraintes de gestion de la restauration collective sont fortes. Vos quatre objectifs principaux sont donc la maîtrise totale de l’ensemble de votre chaîne de valeur, la définition de votre offre de restauration, la production homogénéisée et sécurisée des menus et le respect des contraintes réglementaires en matière d’hygiène et de sécurité. Ainsi, vous participerez à créer la meilleure offre de restauration, et optimiserez le coût du ticket moyen dans votre cantine !