Orchestra hotel

Orchestra Hôtel est un logiciel destiné à la gestion complète d’un hôtel ou d’un centre de villégiature.

Doté d’une interface simple et conviviale, ce logiciel possède une palette d’outils variés et faciles à prendre en main. Il intègre également un module de facturation libre pour les restaurants hôteliers et les points de vente de l’hôtel.

Visio Planning : 

• Visualisation globale de 1 à 90 jours et dates de réservations illimitées
• Visualisation à l’infini du planning passé
• 90% des opérations accessibles par le Visio Planning
• Mode plein écran, planning imprimable
• Location de chambres ou occupants
• Distinction arrivées / réservations par couleurs
• Réservation ou arrivées par ‘Glisser-lâcher’
• Déplacement des séjours sur planning par ‘Glisser-lâcher’
• Accès direct aux opérations de gestion via le planning
• Bulle d’information sur séjour par survol + pictogrammes
• Affichage trié par numéro ou type de chambre
• Accès direct au panier des réservations non affectées
• Caractéristiques des chambres visualisées par pictogrammes
• Affectation / désaffectation réservation sur n° de chambre
• Accès direct sur factures / encaissements
• Etat des chambres modifiable par clic
• Couleur sur planning en fonction du forfait de base
• Couleurs au choix sur barre de séjour

Gestion des réservations : 

• Fiche ergonomique plein écran
• Réservation par type ou numéro de chambre
• Saisie intuitive des désirs du client et commentaires liés au séjour
• Réservation de groupe, gestion des groupes et/ou chambres liées
• Recherche rapide des disponibilités
• Pré saisie de rooming-list, pré facturation
• Confirmation des réservations par email, courrier, sms
• Gestion des arrhes encaissés et mis en attente
• Impression des fiches de réservation
• Gestion de événements locaux
• Nombre d’enfant, Notification heure d’arrivée
• Mémo Client, info sur pays d’origine, email
• Segmentation par type de client
• Mise à jour automatique du fichier client
• Date de naissance et affinités client
• Initiales du réceptionniste en automatique
• Contrôle de la validité du numéro de CB
• Gestion des allotements
• Lien centrales de réservation (Réservit, AvailPro, Siteminder, Travelclick …)

Facturation : 

• Tarification saisonnière
• Facturation multiple
• Facturation bar, restaurant clients Hôtel
• Facturation libre, client de passage
• Gestion des extras/offerts/déductions
• Gestion d’articles débours et taxes
• Imputation des arrhes, protection des tarifs
• Saisie rapide de la main courante
• Libellé de ligne modifiable à volonté
• Commissions sur agence/comptes sources
• Forfaits et arrangements (Pension, Demi-pension,…)
• 9 modes de règlements re-définissables
• Tous formats de factures
• Facture paramétrable en langage DVML
• Choix du nombre d’exemplaire
• Regroupement d’articles sur facture

Arrivées / Check-in:

• Arrivées prévues ou imprévues
• Gestion des Arrivées de groupe
• Alarme ‘Crédit interdit’ activable
• Saisie de la pré facture
• Mémo client
• Liste des arrivées du jour
• Prévisionnel CA sur séjours en cours
• Impression des fiches d’arrivées

Gestion et outils : 

• Gestion du fichier client (cardex)
• Historiques des séjours clients
• Réimpression des factures via Historique
• Exportation des données du cardex
• Puissant outils d’emailing (Envoi d’emails)
• Gestion multi-établissements
• Données de gestion prévisionnelles
• Contrôle des ‘No-show’ (Clients non arrivées)
• Contrôle des ‘No-pay’ (Arrhes non reçues)
• Délogement et permutation de chambres
• Statistiques réelle, prévisionnelles sur CA, Quantité
• Modifications rapide de l’état des chambres
• Recherche multicritères de séjours
• Utilitaire de consignes évolué
• Gestionnaire de mailing
• Gestion des débiteurs/comptes sources
• Recherches des débiteurs à relancer
• Segmentation des articles en famille
• Gestions des sorties et fonds de caisse
• Assistant de clôture de fin de journée
• Options d’impression de clôture

Tableau de bord :

• Plus de 50 impressions détaillées
• Chiffre d’Affaires, Ventes, Main Courante
• Encaissements, Arrhes, Statuts des chambres
• TVA/CA mensuelle, Notes en cours
• Départ/Arrivées prévues, Réédition de factures
• Départs effectués, Clients présents
• Situation réception, Caisse, Annulations
• Prévisionnel occupation, CA sur réservations, Forfaits et Articles
• CA débiteur et gestion des relances Clients
• Aperçu des documents avant impression
• Statistiques diverses

Solutions de communication et Interfaces : 

• Confirmation des réservations : envoi automatique au client d’un document récapitulatif muni de visuels (images, photos, plan d’accès…) confirmant la réservation. Documents paramétrables. Plusieurs langues possibles. Pièces jointes.
• Gestionnaire de mailing : solution de mailing intégrée pour l’envoi de correspondances ciblées.
• Interface solution messaging : export automatique des données vers certains opérateurs spécialisés dans les solutions de marketing direct (courriers, email, sms)
• Interface avec les channel manager : Reservit, Availpro, TravelClick, SiteMinder
• Interface avec les outils de gestion de la satisfaction / avis client : Qualitelis, Customer Alliance, Experience Hotel, LoungeUp
• Interface standard téléphoniques (Module de récupération automatique des taxes téléphoniques)
• Interface avec le Système PayTV
• Interface contrôle d’accès aux chambres : KABA, Onity, ITec, Hotek…
• Interface avec les bornes Ariane pour les bornes self check-in / check-out
• Exports comptable : transfert des données de gestion vers les principaux logiciels comptable

Solution pour la gestion de point de vente : 

Orchestra Hôtel peut être interfacé avec Orchestra*PDV, logiciel de gestion et d’encaissement certifié NF 525. Idéal pour gérer votre restaurant, votre bar ou votre boutique.

Plan de salle paramétrable, gestion des articles et des tarifs, composition des menus, gestion des additions, des partages de note, des stocks, de la fidélité client, … et la possibilité de transférer la note de votre client sur sa chambre.