Le secteur de l'hébergement touristique en France ne connaît pas la crise et nombreux sont ceux qui souhaitent ouvrir un gîte, en tant qu’activité principale, pour profiter de cette dynamique. Pourtant, la mise en place d'une telle entreprise nécessite non seulement une étude de marché approfondie et la maîtrise de certains aspects juridiques, mais aussi l'adoption d'outils adaptés pour en assurer la gestion au quotidien. En effet, la création d'un gîte implique la prise en compte de plusieurs éléments tels que la réservation en ligne, la gestion des clients, la formation de l'exploitant ou l'optimisation du prix. Pour mettre toutes les chances de leur côté et développer une activité pérenne, les propriétaires et exploitants de gîtes ont donc tout intérêt à s'équiper des outils adéquats.
Vous vous posez justement la question, car vous êtes sur le point d'ouvrir votre gîte ? Découvrons ensemble les outils indispensables pour un tel établissement, qu'il s'agisse de gérer les aspects liés à la réservation en ligne, à la relation avec les clients ou même aux démarches juridiques administratives.
Les outils de gestion des réservations et des disponibilités
La gestion des réservations et des disponibilités est sans aucun doute l’un des aspects les plus importants pour les propriétaires et exploitants de gîtes. En effet, il est essentiel de maîtriser les outils appropriés pour assurer le bon déroulement de l’activité touristique et éviter les potentielles erreurs. Heureusement, afin d'optimiser la gestion des réservations en ligne et de faciliter la vie des hôtes, plusieurs logiciels et plateformes sont disponibles.
Tout d'abord, il est important de choisir un logiciel de réservation adapté aux besoins de votre entreprise. Par exemple, certaines plateformes telles que Booking et Airbnb sont largement utilisées pour la location de chambres et de gîtes en France. Il faut dire qu'elles offrent une visibilité optimale aux hébergements et facilitent grandement la mise en relation avec les clients. Grâce à elles, il devient possible de gérer simplement les réservations, les annulations et les paiements en ligne.
Cependant, pour une gestion plus personnalisée des réservations et des disponibilités, il est recommandé d'utiliser un outil spécifique dédié aux gîtes. Des logiciels tels que Lodgify et Kigo sont entre autres particulièrement adaptés à une telle activité. Ils proposent notamment un channel manager, qui synchronise les réservations provenant de différentes plateformes et met à jour automatiquement les disponibilités. Ils permettent également de gérer les tarifs, les offres spéciales et les saisons touristiques en fonction des périodes de l'année.
Modèle Business Plan
Les outils de gestion de la relation client (CRM) et de communication
La gestion de la relation client (CRM) et de la communication est une composante essentielle du succès d'un gîte. Afin d’offrir une expérience inoubliable aux clients, et pour les fidéliser, il est important de mettre en place des outils et des stratégies adaptés.
Pour gérer efficacement la relation client, il faut commencer par choisir un logiciel CRM adapté à l’activité. Des solutions telles que HubSpot ou Salesforce offrent par exemple des fonctionnalités spécifiques pour les gîtes et les hébergements touristiques. En effet, ces outils permettent de suivre les interactions avec les clients, de gérer les réservations et d'analyser les données pour améliorer l'expérience client.
De même, la communication avec les clients est primordiale pour les hôtes. C'est en partie pour cette raison qu'il est recommandé de mettre en place un site internet professionnel pour présenter le gîte, les chambres, les tarifs et les services proposés. Un site bien conçu et optimisé pour le référencement (SEO) permettra en plus d'attirer davantage de clients et d'augmenter les réservations en ligne (à condition d’intégrer des outils de réservation et de paiement).
À noter que les réseaux sociaux sont également un excellent moyen de promouvoir un gîte et d'interagir avec les clients. Des comptes sur des plateformes populaires comme Facebook, Instagram et Twitter permettent de partager des photos, des offres spéciales, des événements à venir ou des avis et témoignages de clients satisfaits.
Dans un même registre, il est d'ailleurs nécessaire de comprendre que la gestion des avis en ligne est un aspect crucial de la relation client. Il faut ainsi répondre rapidement et professionnellement aux avis laissés sur les plateformes de réservation et les réseaux sociaux, en veillant à prendre en compte les commentaires constructifs.
Les outils de gestion financière et de comptabilité
Une gestion financière et un suivi rigoureux de la comptabilité permettent indubitablement d’assurer la rentabilité et la pérennité d'un gîte. À ce titre, il convient donc de savoir choisir les bons outils.
Parmi les logiciels de comptabilité adaptés à une telle activité, on peut par exemple citer des solutions comme QuickBooks, Xero ou Sage, qui offrent des fonctionnalités spécifiques pour les gîtes et les hébergements touristiques. Ces outils donnent la possibilité de suivre les revenus, les dépenses, les factures et les taxes, ainsi que de générer des rapports financiers pour faciliter la prise de décision.
Pour tout ce qui concerne la facturation, des plateformes comme Stripe ou PayPal proposent des solutions de paiement sécurisées et qui peuvent s'intégrer facilement à un site internet ou à un logiciel de réservation.
Bien entendu, lorsque les propriétaires exploitants n'ont pas les connaissances suffisantes, il est vivement recommandé de travailler avec un expert-comptable ou un conseiller financier pour bénéficier de conseils personnalisés et d'un accompagnement qui dépasse ce que peut offrir un outil informatisé.
Les outils de gestion du personnel et des services sur place
La gestion du personnel et des services sur place est un aspect qui ne doit pas être négligé, car il influence significativement la satisfaction des clients et la réussite du projet de gîte. Il convient donc de disposer d'un logiciel de gestion du personnel adapté à l'activité, à l'image de :
- Planday ;
- Deputy ;
- Humanity.
Grâce à toutes ces solutions, il est possible de planifier les horaires, de gérer les congés, de suivre les performances de l'équipe, d'améliorer la communication entre les employés et de centraliser les informations relatives au personnel.
N'oublions pas non plus que la mise en place de procédures et de protocoles clairs pour les services sur place est essentielle afin d'assurer la qualité et la cohérence de l'expérience client. Cela concerne notamment les procédures de nettoyage des chambres, les consignes pour la gestion des réservations ou encore les directives pour la préparation des petits déjeuners. Pour optimiser cette partie, plusieurs outils peuvent être utilisés, tels que :
- Trello, un outil de gestion de projet idéal pour organiser et suivre les différentes tâches et procédures de chacun ;
- Asana, un autre outil de gestion de projet similaire à Trello, mais qui fonctionne différemment ;
- Evernote, un outil de prise de note qui permet de créer, d'organiser et de partager des informations et des listes de contrôle pour les différentes procédures.
Afin de vérifier que la stratégie de gestion des services sur place est la bonne, il paraît judicieux de mettre en place un système de feedback et d'évaluation de ces derniers. Cela permet de recueillir les avis des clients et d'améliorer continuellement l'offre proposée. Pour ce faire, il est possible de s'appuyer sur des outils en ligne comme TripAdvisor ou Google My Business.
Modèle Business Plan
Nous vous recommandons ces autres pages :
