Prévoir la gestion de l’activité suite à l’ouverture d’un gîte n’est pas toujours si simple à appréhender. Toute activité de location de meublé de tourisme (auxquels appartiennent les gîtes) doit répondre à des critères légaux déterminés et rappelés dans le code du tourisme (articles L324-1 à L324-2-1 en ce qui concerne le logement).
Pour ce qui est de la qualité de la prestation, en dehors du logement à proprement parler, les variables sont nombreuses (tarif, facilité de réservation, communication des informations, propreté de l’hébergement, accueil des hôtes, etc.). C’est donc sur un ensemble de paramètres que se définit la qualité d’un séjour en gîte. En France, ce sont plus de 100 000 gîtes qui permettent à des propriétaires de mettre à disposition une maison (ou partie de maison) auprès de leurs clients qui sont généralement des hôtes en vacances.
Faire de la location de gîte (comme les chambres d’hôtes), c’est une réelle activité chronophage et imposant des contraintes qu’il faut savoir intégrer. Nous allons découvrir ensemble quelques-unes de ces contraintes et notamment celles liées aux arrivées et départs des hôtes au sein d’un gîte. Nous verrons qu’une réelle organisation doit être rodée autour de réflexes d’anticipation pour permettre de gagner du temps et de faciliter les échanges entre propriétaires et hôtes.
Des astuces et conseils seront abordés pour mieux illustrer les propos et imaginer des solutions sur mesure pour chaque situation.
Définir ce qu’est un gîte et comment il fonctionne
Les gîtes sont des meublés de tourisme au sens du code du tourisme comme indiqué plus haut. Habituellement, ce sont des maisons ou des portions de maisons (indépendantes) qui permettent l’accueil d’hôtes sur des périodes maximales de 90 jours consécutifs. Souvent utilisés pour des raisons précises et ponctuelles (vacances, déplacement professionnel, réunions familiales, etc.), les gîtes offrent à leurs hôtes un hébergement temporaire qui réunit plusieurs caractéristiques :
- présence de meubles définis (lit, table et chaises, etc.) ;
- présence d’un chauffage et d’eau chaude sanitaire ainsi que de toilettes ;
- pièces minimales obligatoires (chambre, pièce principale, cuisine, etc.) ;
- conditions de salubrité et de propreté respectées ;
- sécurité des installations meubles et immeubles ;
- etc.
En contrepartie du paiement d’un prix établi dans un contrat, le client (hôte) bénéficie du logement sur une période déterminée également dans le contrat. Il peut jouir du logement et des meubles installés à cet effet. C’est donc une location de logement de meublé de tourisme. Comme toute location de logement, un contrat est conclu entre les parties afin de définir le cadre précis d’utilisation et de jouissance du gîte.
Modèle Business Plan
La gestion de l’activité de location de gîte
Toute activité de location de gîte est fonction de plusieurs paramètres qui, une fois cumulés, déterminent le niveau de temps à allouer à l’activité :
- construction et aménagement de la propriété destinée à l’activité de location de gîte ;
- inscription de l’annonce dans les supports possibles (en mairie, sur un label dédié type « Gîtes de France », sur les sites en ligne de type « Airbnb » ou « Booking », en agence immobilière spécialisée en location saisonnière de séjour en gîte, etc.) ;
- gestion des demandes et des réservations du gîte ;
- rédaction et expédition des contrats, encaissement des acomptes, envoi des informations à chaque client, etc. ;
- accueil des hôtes et rédaction d’un état des lieux d’entrée ainsi que de la fiche individuelle de police pour les hôtes de nationalité étrangère ;
- réponse aux demandes formulées par les hôtes pendant leur séjour au sein du gîte ;
- état des lieux de sortie au départ des hôtes et préparation du gîte pour les hôtes suivants (ménage, vérification du bon fonctionnement des équipements, etc.) ;
- tenue d’une comptabilité pour les déclarations liées selon le statut choisi (impôt sur le revenu, TVA, taxe professionnelle type CFE, etc.) ;
- etc.
Nous pouvons constater qu’une activité de location de gîte n’est pas toujours de tout repos et que nombre d’obligations et de contraintes sont rattachées à cette activité. Le marché de la location de gîtes est certes porteur, mais il n’est pas synonyme de revenus faciles.
Afin de réussir à soulager le poids des contraintes liées à cette activité, certains propriétaires font appel à un tiers (agence, salarié, conciergerie spécialisée, etc.) pour accueillir le client et répondre à ses questions tout au long du séjour. Cela impacte la rentabilité de l’activité du gîte, mais soulage également l’exploitant (qui est bien souvent le propriétaire).
Les arrivées et départs en location de gîte
Nombre de propriétaires s’interrogent sur la meilleure manière d’effectuer l’accueil des hôtes et comment optimiser une telle charge temporelle ? Car faire l’accueil des hôtes (ainsi que leur départ) n’est pas anodin en charge de travail :
- rédaction d’un contrat de location respectant les clauses obligatoires ;
- définition de la date et de la plage horaire pour effectuer l’arrivée dans les locaux ;
- accueil des hôtes, définition du lieu de stationnement du véhicule si nécessaire, etc. ;
- explications liées au gîte et à ses équipements pour le séjour (fonctionnement des volets roulants, d’un jacuzzi, du four, etc.) ;
- consignes particulières et importantes (spécificités du gîte) et rédaction de l’état des lieux d’entrée ;
- rédaction de la fiche individuelle de police (pour les hôtes étrangers) ;
- répondre aux interrogations des hôtes (curiosités touristiques, emplacement des services, etc.).
Il faut bien considérer qu’une telle charge de travail est chronophage et qu’il est important de se souvenir qu’un état des lieux de sortie sera par ailleurs établi lors du départ des hôtes à la fin de leur séjour.
Quelques conseils pour faciliter les arrivées et départs des hôtes
« Anticipation » est le maître mot pour se faciliter la tâche. En effet, il faut s’interroger et considérer l’ensemble des tâches précédemment énoncées qui peuvent être réalisées en parallèle ou en amont de l’arrivée des hôtes.
- Penser à rédiger un contrat type reproductible informatiquement en ne changeant qu’une fois les coordonnées des hôtes. Privilégier la signature électronique du contrat en amont de la location (ou par scan du contrat signé).
- Communiquer un maximum d’informations par mail en amont au client (contrat, photos, notices explicatives du fonctionnement des équipements, liste des services locaux, emplacement de stationnement dédié, etc.).
- Penser à la possibilité de certains sites de réservation en ligne qui permettent de programmer des envois de mails automatiques selon la chronologie de la réservation (juste après la réservation, la veille du jour de l’arrivée des hôtes, etc.).
- L’annonce et le contrat décrivant le gîte doivent être complets et lisibles. Ainsi, vous pourrez y annoncer les spécificités ou contraintes précises.
- La traduction de l’annonce en plusieurs langues (si elle n’est pas automatiquement proposée) doit être envisagée.
- Il faut privilégier les longs séjours (à la semaine) afin de diminuer le nombre d’arrivées et de départs et ainsi diminuer la charge de travail liée.
- Penser à rédiger un guide qui répond aux questions traditionnelles (emplacement des commerces, les activités locales, etc.) qui restera dans le gîte à disposition des hôtes.
Faire appel à un intermédiaire professionnel est également une solution souvent retenue par certains propriétaires qui ne peuvent ni ne veulent consacrer un temps trop long à ces démarches, ou parce qu’ils résident trop loin géographiquement. Les agences spécialisées ou exploitants spécifiques peuvent ainsi se charger de l’ensemble de la prestation (hors hébergement) pour le compte du propriétaire. Cette solution est coûteuse et impactera la rentabilité du gîte de manière substantielle, mais elle permettra néanmoins de générer des revenus tout en diminuant les soucis liés à une telle activité.
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