DMBOOK

Gérez et suivez quotidiennement ce qui se passe dans votre hôtel

Dmbook est un cahier de consigne digital qui permet de mettre en commun les informations et événements du jour et de faciliter les échanges entre toutes les équipes. Toutes les requêtes client sont centralisées et suivies pour éviter les oublis. Les tâches quotidiennes sont toutes répertoriées dans des check-lists personnalisables afin d’optimiser le travail opérationnel.

Cahiers de consignes 2.0

Utilisez une version électronique et moderne du Duty Manager Book, ou cahier de consignes, pour remplacer vos cahiers papier.
Vos équipes partagent facilement les informations et s’assurent qu’aucune information importante ne soit perdue.
Toutes les informations sont mises à jour en temps réel et sont en permanence accessibles à partir d’un ordinateur ou d’un smartphone.
Aucune limite dans le nombre de cahiers, l’outil s’adapte à votre organisation et non l’inverse.
Cochez, épinglez, et modifiez les événements du jour, attachez photos et pièces jointes. Et accédez aux événements passés, même anciens.

Facilitez l’accès aux informations :

Digitaliser le cahier de consigne permet de centraliser tout ce qui s’est passé dans l’hôtel par jour afin de faciliter la prise d’information des équipes.
Les informations et événements du jour peuvent être organisés par thématiques : Réception, Housekeeping, Incidents techniques, Commande de service, Objets trouvés, etc.
Vous personnalisez vos cahiers comme vous le souhaitez !

Soyez notifié dès qu’il se passe quelque chose :

Chaque collaborateur est associé au cahier qui le concerne, afin de ne rien rater pendant son service.

• Le technicien est notifié dès qu’un incident technique est remonté.
• La gouvernante est prévenue si une chambre a un problème.
• La cuisine est informée à chaque commande de room service.
• Les objets trouvés sont centralisés et suivis dans un cahier dédié.
• Mentionnez tous vos collaborateurs pour les informations importantes, toute une équipe, ou une personne en particulier.

Désactivez en un clic les notifications quand votre shift est terminé.

Maintenance, demandes clients et tickets :

Utilisez un système flexible de gestion de tickets pour gérer les tâches de maintenance, les objets trouvés, les plaintes, etc.
Suivez l’évolution des tickets afin de ne rater aucune requête client et assignez-les aux membres de votre équipe. Laissez des indications et commentaires pour vos collaborateurs.
Détectez les problèmes récurrents et identifiez plus facilement leurs sources.
Que vos requêtes clients soient émises à la réception, par téléphone ou par les autres modules de la plateforme LoungeUp, ils sont centralisés au même endroit.
Autant de temps gagné, d’erreurs évitées et de clients satisfaits.

Suivez à la trace l’avancée des demandes :

Informez vos équipes efficacement sur chaque sujet.

• Oubliez les échanges d’e-mails interminables.
• Notifiez une équipe, une personne en particulier ou tout le personnel.
• Soyez au courant des mises à jour des sujets qui vous concernent.

Historique :

Accédez à tout l’historique des tickets grâce à l’outil de recherche intégré. Filtrez par catégorie, statut, personne assignée, créateur, date de création / d’échéance / fermeture etc.

Analysez vos problématiques :

Utilisez nos outils d’analyse pour comprendre vos sujets :

• Récurrence de problèmes (mauvaise odeur tous les mardis à 10h).
• Association de mots-clés (numéro de chambre / problème d’internet).
• Fréquence dans la journée / semaine / mois.
• Basez-vous sur des faits, pas des estimations.

Découvrez des concordances de problématique jusqu’alors impossible à déceler au jour le jour.

Check-lists

Remplacez vos check-lists format papier par des check-lists électroniques flexibles et partagées avec vos équipes, et soyez notifiés en cas d’oubli.
Grâce aux check-lists, chaque membre de votre équipe est guidé pour accomplir ses tâches efficacement et sans oubli.
Moins de stress pour les équipes et une qualité de service pour les clients.

Rappels automatiques

Pour ne laisser passer aucune tâche ni événement, vous pouvez définir des rappels à la minute près. Taxis, réveils, livraisons, vos équipes ne sont plus prises au dépourvu et vos clients n’en sont que plus satisfaits.

Base de connaissances, documents et procédures

En plus du cahier de consignes, Dmbook vous permet de stocker vos documents et vos procédures dans un module intranet simple et facile d’accès.
Centralisez vos documents, fichiers et liens, pour faire en sorte que tous les membres de l’équipe accèdent aux mêmes informations sans avoir à gérer les différentes versions.
Grâce à la fonction de signature électronique des documents vous suivez facilement l’avancée de la formation de vos nouvelles recrues et vous vous assurez que tous les membres de l’équipe sont au courant de vos procédures.

Tableaux de bord

Suivez et partagez facilement toutes les informations importantes de votre hôtel.
Analysez vos indicateurs clefs de performance (KPI) et suivez l’évolution de vos objectifs (classement TripAdvisor, Net Promoteur Score…).

Caractéristiques techniques

Facile à utiliser

• Un outil simple et facile à utiliser. Aucune formation requise pour vos collaborateurs. Vous avez la main sur tout pour paramétrer Dmbook afin qu’ils correspondent à votre fonctionnement.

100% web

• Accéder à la plateforme depuis n’importe où grâce à notre application mobile. Terminé les crises de panique en rentrant à la maison parce que vous avez oublié de passer une information !

Communication centralisée

• Réduisez drastiquement la quantité de courriels internes. Toutes les informations sont regroupées et organisées sur une seule plateforme accessible par tous.

Système de permission

• Contrôler qui a accès à quelle information. Intégrez facilement et sans risque à Dmbook vos partenaires (comptable, technicien, sous-traitant, etc.).

Analyse de vos problématiques

• Grâce à notre système de mots clés, vous avez des statistiques concrètes sur vos problématiques. Fini le ressenti et les estimations, vous pouvez savoir exactement la fréquence et la récurrence d’une thématique.

Recherche rapide

• Retrouvez en quelques secondes dans votre Dmbook une information ou une procédure grâce à notre moteur de recherche.